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Reuniões.
Apenas mencionar a terrível palavra que começa com “R” pode causar palpitações e suor nas mãos por causa do medo de ter outra hora perdida da sua vida da qual você jamais recuperará. (...) O que fazer?
Primeiramente, reuniões possuem um propósito, mas geralmente o que acontece é que este propósito é boicotado por personalidades fortes por várias razões: elas nunca recebem a pauta da reunião antes, elas pensam que a ela deve ser conduzida do jeito que elas querem (em detrimento do que é melhor para a empresa) ou elas não sabem o que fazer. Há muitas razões que levam uma reunião dar errado, mas poucas dicas de como fazê-las melhor. Vamos mudar isso.
Aqui estão cinco maneiras de conduzir sua próxima reunião que irão valer a pena o seu tempo gasto:
1.Divida as pautas
Num mundo ideal, isso é feito bem antes de que cinco minutos pra reunião começar. Os participantes precisam saber sobre o que a reunião será e assim eles se prepararão melhor para ela. Um dos motivos de uma reunião se tornar improdutiva é quando as pessoas não sabem o que levar/dizer nela; isso faz com que oooutra reunião seja agendada para cumprir as pautas da reunião anterior.
Tenha uma pauta predefinida pelo menos 72 horas antes. Claro que detalhes de último minuto sempre ocorrem, então destaque-os e deixem-nos para reunião seguinte, conforme for sua importância.
2. Destaque o propósito
Pessoalmente, eu gosto de escrever o propósito da reunião uma lousa branca ou num flipchart para todos verem. Assim, quando os tópicos discutido começam a fugir do propósito, qualquer participante pode se referir para o intuito original escrito na lousa e perguntar “Isso que estamos discutindo é relevante para o propósito da reunião?” É uma maneira não-conflituosa (esperemos) de lembrar as pessoas de deixarem conversas paralelas para depois.
3. Chame as pessoas certas
Muitas reuniões estagnam porque as pessoas erradas estão na sala. A saber, as pessoas que têm o poder de decisão que não podem participar enviam seus assistentes e, quando há uma decisão a ser feitas, estes possuem receio de decidir algo porque não possuem este poder de fato. Se as pessoas certas não estão na sala, não espere dê certo.
4. Estabeleça um teto
Ter um tempo limite de reunião faz com que aconteçam 3 coisas: primeiro, as pessoas focam na produtividade. Segundo, controi confiança porque, a medida que o tempo passa, os participantes sabem que podem confiar que você se comprometerá com o seu tempo de fala e com os demais. Terceiro, dá esperança aos participantes de que a reunião não será a melhor parte do dia deles (isso é uma piada) (N.T.: como toda piada traduzida, boa parte do seu significado humorístico cai por terra. Se alguém leu o artigo original e tem uma solução melhor e mais engraçada para esta parte do texto, não se acanhe de deixá-la nos comentários)
5. Acompanhe
Há 3 tipos de pessoas numa reunião: aquelas que estão presentes, aquelas que estão ali e aquelas que ocupam espaço e ar.
Eis as diferenças:
Aquelas que estão presentes ativamente escutam e se engajam nos assuntos. Elas pensam 3 ou 4 passos além do que é apresentado porque elas estão focadas em resultados e lutam para deixar impacto;
Aquelas que estão ali porque elas devem estar e irão contribuir com qualquer coisa unicamente quando perguntadas, mas não são tão proativas quanto as primeiras.
O último grupo não oferece nada além de uma cara bonita (ou não) para fingir interesse no assunto, e, assim que as outras pessoas saem da sala, tudo o que foi discutido será esquecido antes que ele ou ela comece a mexer no Facebook (o que provavelmente irá acontecer nos cinco minutos seguintes)
Dos 3 grupos, os dois últimos são os que você deve acompanhar depois da reunião. Fazendo isso, você garante uma maior responsabilização da parte deles e pode atrair mais atenção deles numa próxima reunião.
Reuniões não devem ser a perdição da sua existência. Elas podem ser divertidas, informativas e com um própósito. Elas não somente trazem aproximação das pessoas a níveis pessoais mas também criam um senso de posse compartilhada por um objetivo futuro.
Este post foi adaptado do original de Jeff Boss para o site Entrepeneur. Confira o original: http://www.entrepreneur.com/article/245400